MISSION D’APPUI RH AUX CHEFS DE PROJETS COLLABORATIFS

INNOVATION SOCIALE & PÔLES DE COMPÉTITIVITÉ

 

Objectifs du projet

Cette démarche en 6 actions a pour but d’introduire des ressources spécialisées en appui du chef de projet collaboratif pour le management administratif, GRH et l’innovation organisationnelle.

L’objectif final est de permettre aux pôles de compétitivité d’inclure dans leurs projets de  manière systématique et naturelle les éléments indispensables à un bon management de projet synonyme d’innovation sociale et d’optimisation des moyens de gestion et d’animation. Pour cela, EDIAS a développé plusieurs outils et diagnostics concrets et pratiques, eux-mêmes issus de travaux collectifs avec des chefs de projets collaboratifs.

Contexte

Ce projet est mené en collaboration avec les 12 pôles de compétitivité de Rhône Alpes Il bénéficie du soutien du Conseil Régional et de celui de l’Europe

Architecture du projet

La logique retenue s’inspire de divers travaux universitaires sur la question de la gestion des ressources humaines au sein des structures de recherche en Europe et Amérique du Nord.

La dynamique s’est également fortement inspirée d’une enquête préliminaire conduite auprès de 66 chefs de projets, lesquels ont réfléchi avec EDIAS et proposé au final les actions figurant dans ces pages qui sont bien les questions qu’ils souhaitaient voir traitées en priorité.

D’un point de vue pratique, le principe initial a été de raisonner par rapport aux compétences non scientifiques nécessaires aux chefs de projets collaboratifs. EDIAS a donc créé un référentiel de compétences unique avec autoévaluation.

Une fois la question des compétences maîtrisée, on a pu aborder la problématique de la valorisation du « non scientifique » dans de tels projets. En d’autres termes, comment comptabiliser, prendre en compte, organiser la totalité des activités, actions non scientifiques? La réponse est une méthodologie qui propose une architecture complète d’actions spécifiques organisées à partir de workpackages spécialement développés. On va non seulement y trouver l’ensemble des tâches administratives et managériales, mais également de très nombreuses actions de valorisations, bonnes pratiques, susceptibles d’enrichir le projet et de le distinguer par rapport à d’autres.

Après les compétences et workpackages, on trouvera plusieurs documents juridiques consacrés à la délicate question de l’accord de consortium. Elément considéré comme problématique, particulièrement pour les PME, l’accord de consortium se voit ici modélisé, simplifié, et clarifié par l’entremise d’un professionnel du sujet, Maître Franck Robert.

Enfin, on trouvera deux enquêtes de faisabilité sur le tutorat et le temps partagé. Le tutorat qui reste une excellente méthode pour partager des compétences et savoirs faire non écrits et généralement non enseignés peut-il s’appliquer à de tels projets ? Quel serait l’accueil des professionnels concernés à une telle initiative et quel modèle économique pourrait répondre aux besoins ? De même, le temps partagé pourrait permettre comme c’est déjà le cas dans certains pays de décharger les chefs de projets de nombreuses tâches et d’optimiser du même coup davantage les projets. Ici encore qu’en pensent les professionnels et quels pourraient être les critères de mise en place ?

Enfin, la logique initiale d’un livret d’accueil s’est transformée progressivement à la réalisation d’un ouvrage synthétique comprenant non seulement les outils déjà développés mais également une aide à la prise en main de ces derniers tout au long du projet.

L’objectif final est de permettre aux pôles de compétitivité d’inclure dans leurs projets de  manière systématique les éléments indispensables à un bon management de projet synonyme d’innovation sociale et d’optimisation des moyens de gestion et d’animation.

•  LES COMPÉTENCES : Production d’un référentiel complet des compétences non scientifiques des chefs de projets ainsi qu’une sensibilisation sur le sujet (outil d’autoévaluation)
•  Les Workpackages  (« WP+ ») : Rédaction d’un guide complet de plus de 150 actions spécifiques non scientifiques organisées à partir de 4 workpackages transversaux qui valorisent, structurent et sécurisent les projets collaboratifs innovants.
• ACCORD DE CONSORTIUM : Production d’une synthèse et de deux modèles d’accords transposables à tout projet collaboratif avec un guide vidéo réalisé par Maître Franck Robert.
• TUTORAT : Réalisation d’une enquête de faisabilité à partir de plusieurs séminaires organisés avec des chefs de projets collaboratifs. Le document peut permettre très rapidement la mise en place d’un dispositif de ce type.
• TEMPS PARTAGÉ : Etude de faisabilité d’un dispositif de temps partagé dédié à l’administration / animation technique et sociale des projets collaboratifs intégrant en particuliers un modèle économique réaliste et des options de fonctionnement élaborés en lien avec plusieurs établissements universitaires de la Région Rhône-Alpes.
• COMMUNICATION / FORMATION : Conception et réalisation de supports de communication à destination des chefs de projets

Publics bénéficiaires du projet Les publics bénéficiaires du projet sont donc les chefs de projets collaboratifs ainsi que les pôles de compétitivité rhônalpins et par extension les entreprises adhérentes des pôles et particulièrement les PME.

LE CONSEIL REGIONAL ET L’EUROPE

L’équipe EDIAS remercie le Conseil Régional Auvergne Rhône-Alpes et plus particulièrement Mesdames Nathalie Maisonneuve, Cathy Fillié et Aline Molard. Nous n’oublions pas également du côté du FEDER Monsieur Régis Coulongeat.

 LES EQUIPES DES POLES

Nos remerciements également aux pôles qui ont accepté de participer et plus particulièrement aux personnes suivantes ainsi qu’à leurs équipes :

• Madame Catherine Candela, Déléguée générale, Tenerrdis
• Madame Corine Farace, Déléguée Générale, Techtera
• Madame Florence Agostino-Etchetto, Délégué Générale, Lyon BioPôle
• Madame Isabelle Guillaume, Déléguée Générale, Minalogic
• Madame Marie-Odile Homette, Déléguée Générale, Viameca
• Madame Sylvie Marquet, Directeur Général, Trimatec
• Messieurs David Gal-Regniez et Olivier Tomat, Directeur, Imaginove
• Messieurs Frédéric Laroche et Jean-Manuel Mas, Directeur, Axelera
• Messieurs Marc Gohlke et Pascal Nief, Délégué Général, CARA – ex Lyon Urban Truck & Bus
• Monsieur Gilles Fayard, Directeur, Terralia
• Monsieur Jean-Marc André, Délégué Général, Mont-Blanc Industries
• Monsieur Patrick Vuillermoz, délégué Général, Plastipolis

L’organisation spécifique du projet a permis de travailler avec tous les poles. Compte tenu de leurs contraintes, nous les avons sollicités sur les lots qu’ils souhaitaient approfondir en particulier. C’est grace à leur implication que nous avons pu mobiliser les chefs de projets.

 

LES CHEFS DE PROJETS

Enfin, comment oublier les chefs de projets collaboratifs qui ont accepté de nous aider tout au long du projet. Qu’ils soient tout spécialement remerciés car c’est bien grâce à eux que nous avons pu construire des outils et proposer des diagnostics qui soient les plus réalistes possibles et les plus proches de leurs besoins de terrain.

Par ordre alphabétique :

Alain Beck, PIERRE FABRE

Alain Etievant, ATELIER DU FRUIT

Alain Jupin, ALBEA

Albéric Lehuede, TEAMTO

Alexandre Giroud, BILLION

Anna-Paola Colombo, MERIAL

Anne-Christine Lombardi, SEGULA

Anthony Chavanne, IREIS

Antoine Fraboulet, HIKOB

Antoine Nogier, SUN’R

Benoit Darblade, ELICITIYL

Bruno Delmas, ALTIM

Caroline Chouquet, DMX

Caroll Vergelati, SOLVAY

Cécile Tessier, SAFT

Cécile Venet, SCHNEIDER ELECTRIC

Christine Guillen, ELSALYS BIOTECH

Christophe Grangeasse, CNRS IBPC

Christophe Michoud, ITYCOM

Clément Lucchesi, RATP

Damien Picault, G2ELAB ENSE3

Didier Muller, SINTEX NP

Emmanuel Blanc, EDAP TMS

Emmanuelle Boizet, ROVIP

Eric Fouissac, BECKERS GROUP

Flavie Rebotier, FONCTION SUPPORT

Florent Le Bastard, KOELIS

François Chaniot, SACRED

Francois Cottin, ALLEGORITHMIC

François Guers, THESAME

Frédéric Hammel, ETHERA

Frédéric Julien, MIHB

Frédérique Segond, VISEO

Gilles Croisonnier, ESI

Gilles Veyrat, ALLIANCE CONCEPT

Grégory Martin, HUTCHINSON

Guillaume Chelius, HIKOB

Guillaume Huguet, MECAPLAST

Isabelle Desmuee, INVENSENSE

Isabelle FERREIRA, IFTH

Jacques Kervennal, ARKEMA

Jean Matthieu Brouillat, LEYGATECH

Jean-Baptiste Spieser, TEAM TO

Jean-Christophe Trochet, VI TECHNOLOGY

Jean-Claude Bihr, ALLIANCE MIM

Jean-Claude Jammet, ALBEA

Jean-Luc Diot, NOVAPACK

Jean-Luc Wojtowicki, VIBRATEC

Jean-Marc Frances, BLUESTAR SILICONES

Jean-Michel Capdebosq, LIP – LYON INGENERIE PROJETS

Jeremy Koessler, AWABOT

Jeremy Sautel, RADIALL

Jérôme Bikard, SOLVAY

Jérôme Machabert, FOC TRANSMISSION

Jérôme Sicard, CT IPC

Julien Frédéric MIHB

Konstantin Sipos, RESCOLL

Laurent Bua, TIFLEX

Laurent Dubost, IREIS

Lise Trouillet-Fonti, SOLVAY

Lucie Ringeval, AWABOT

Lucile Gambut-Garel, TORAY

Magali Davenet, PFEIFFER VACUUM (ex ADIXEN)

Matthieu Bourgain, AI FRANCE

Matthieu Perrier, SPIT

Mazen Hal-Haddad, LEROUX ET LOTZ

Mohieddine Boubtane, A RAYMOND

Nadege Boucard, MDB TEXINOV

Noël Lantheaume, AREVA

Olga Mackiewicz, KIC INNO ENERGY

Olivier Sibourg, ENOVEO

Pacôme Magnin, SIEMENS

Panayotis Cocolios, PLASMA CONVERTING

Pascal Bouvet, VIBRATEC

Pascal Dauthuile, SUEZ

Patrick Girard, REFRESCO

Paul Thomas, CEHTRA-KREATIS

Philippe Audubert, NOTUS

Philippe Buchet, ENGIE

Philippe Cassagnau, UNIVERSITE LYON 1

Philippe Chantereau, ALSTOM

Philippe Geoffroy, SOMFY

Philippe Rey, IVECO

Pierre De Lépineau, ADIVALOR

Pierre Grangeat, CEA Grenoble

Pierre-Emmanuel Lucas, SOLVAY

Raphael Mosnier, CADFLOW

Remi Valero, KERNEOS

Richard Broadbridge, 4D VIEWS SOLUTIONS

Roger Busi, CETIM-CTDEC

Roméo Casimiro, GLOBAL D

Sébastien Masson, MCR – PLASTIC OMNIUM

Serge Nicolle, ERECA

Serge Pelissier, IFSTTAR

Sophie Rouif, IONISOS

Stéphane Collier, FONDERIE GIROUD INDUSTRIE

Stéphane Delalande, PSA

Stéphane Gelibert, A RAYMOND

Stéphane Monfray, STMICROELECTRICS

Thomas Delale, ALIZE PHARMA

Valérie Stutz, PLASTIC OMNIUM

Vincent Dimitriou, ATOS

Vincent Feuillade, GERFOR

Vincent List, CROUZET – SENSATA TECHNOLOGIES

Vincent Poher, AVALUN

Xavier Benoit, ADETEL

Yves Audouard, MIHB

 

Nous mettons à la disposition des chefs de projet, de leurs équipes et des pôles – plus largement aux acteurs de l’innovation – deux outils complémentaires :

• Un référentiel des compétences transversales du chef de projet collaboratif. Le référentiel aborde les compétences individuelles nécessaires au bon fonctionnement d’un projet collaboratif et propose une liste de 26 compétences classées en 3 grandes catégories
  1. CAPACITES CONTEXTUELLES
  2. COMPETENCES COMPORTEMENTALES
  3. COMPETENCES GESTION AU QUOTIDIEN

Référentiel de compétences – Chef de projet collaboratif
Ressource complémentaire à votre disposition

Formation – E Learning Comment utiliser ces outils ?
E-Learning – Comment utiliser nos outils ?

Pour aller plus loin, des supports théoriques :

Compétences des chefs de projet support théorique

Les ressources à votre disposition – Vous pouvez télécharger le document suivant :

Edias – Referentiel des Competences – Chef de projet collaboratif – Juin 2018

• Un tutoriel vidéo

 

En complément et sur demande :

• Un outil d’auto évaluation : la grille d’auto-positionnement permet au chef de projet d’évaluer ses compétences, d’identifier les axes prioritaires d’amélioration. C’est un support de discussion pour le chef des projet, pour son équipe projet et les services concernés. Pour le renseigner, il faut au préalable disposer du référentiel de compétences indispensable pour utiliser correctement cet outil. Nous espérons pouvoir bientôt décliner cet outil sous forme d’application dans le référentiel proposé plus haut.
• Nous pouvons mettre à votre  disposition le mémoire réalisé par Mme Véronique Mino : « Comment élaborer un guide de compétences transversales à destination des chefs de projets collaboratifs R&D des pôles de compétitivité d’Auvergne/Rhône-Alpes, qui soit facilement utilisable, qui leur permette d’évaluer leurs pratiques et valoriser leurs compétences professionnelles ? » 

Pour plus d’informations, nous sommes à votre disposition.

Des leviers d’action pour augmenter les chances de succès d’un projet collaboratif Les “Work Package transverse” (WP+) sont des outils à disposition des chefs de projets visant à renforcer le projet collaboratif dans ses dimensions non technologiques.

Ces actions peuvent le plus souvent être intégrées au projet et bénéficier au même titre que les contenus scientifiques de ressources nécessaires dans le budget global éligible du projet.

Présentation des workpackages transverses

Vous tenez entre les mains un outil concret à destination des chefs de projets collaboratifs.  Ce dernier est une réponse concrète aux questions et interrogations posées par les professionnels du secteur sur le sujet des livrables non scientifiques. Aujourd’hui, la quasi-totalité des projets scientifiques sont organisés en « workpackages », anglicisme se référant directement aux tâches du projet découpées en des ensembles plus ou moins importants et compacts, et confiés généralement à un responsable lui-même issu d’une des structures membres du consortium. Le problème est que seuls les contenus purement scientifiques se voient ainsi pris en compte, pleinement intégrés dans le projet, alors que les financeurs peuvent également juger logique de valoriser ces éléments pertinents et souvent chronophages. Mais de quoi parle-t-on exactement ?

De quatre grands ensembles baptisés « workpackages » transversaux qui rassemblent au total plus de 150 actions, contenus, démarches valorisables, c’est-à-dire susceptibles de faire l’objet de financements spécifiques au même titre que les contenus scientifiques des projets[1].

Nous proposons donc ici

• WP MANAGEMENT DE PROJET (Stratégie, Gestion, Animation, Valorisation)
• WP ÉTHIQUE ET RSE (Vivant, Individu, Social, RSE)
• WP MARCHÉ (Création de Valeur, Approche Marché, Plan d’action)
• WP DIFFUSION ET SÉCURISATION DES ACQUIS (Capitalisation, Fertilisation, Dissémination)

Le répertoire des leviers d’actions possibles 

Ce sont en effet autour de ces quatre ensembles que gravitent aujourd’hui la plupart des contenus non scientifiques utilisés, et que l’on va retrouver également de très nombreuses amorces de bonnes pratiques de plus en plus attendues des pouvoirs publics et des instances européennes. La logique ici n’est donc pas de forcer en quoi que ce soit tel ou tel projet à se doter de telle ou telle action, mais bien plutôt de permettre à chacun d’en examiner les opportunités et priorités.

La présentation de chacune des 159 possibilités proposées ici se veut volontairement rapide, et ceci à travers des paragraphes courts, contenant des précisions synthétiques sur les logiques à suivre.
WorkPackages transverses (répertoire des actions)

Il s’agit simplement de saisir l’idée, la logique, pour ensuite si besoin est de chercher à en apprendre davantage grâce à une recherche internet ou la consultation de spécialistes.

On peut parfaitement imaginer que la compréhension d’une action ne soit pas du tout la même d’un projet à l’autre, mais le plus important est bien qu’au final chaque projet qui le souhaite puisse développer ses actions cohérentes et spécifiques. On le voit, la finalité est toute à la foi de prendre en compte la totalité des coûts, de prendre au sérieux ces actions non scientifiques, mais aussi de prendre en charge des bonnes pratiques qui accompagnent de plus en plus les projets aujourd’hui. On relèvera enfin que les actions proposées ont pratiquement toutes à notre connaissance fait l’objet d’applications pratiques en Europe et Amérique du Nord, ce qui permet de considérer que nous sommes bien sur des contenus applicables et réalistes.

La logique est donc bien avec cet outil de disposer rapidement à la suite d’une lecture individuelle ou collective de perspectives d’actions à intégrer directement dans chaque projet, et ceci afin que les contenus non scientifiques de ces derniers soient tout à la fois revendiqués, revivifiés et valorisés dans une logique de bonne pratique.

Tutoriel Vidéo

 

COMMENT LES UTILISER ?
E-Learning WorkPackages

Pour chaque WP+, nous vous invitons à définir, organiser et financer le détail des actions des WP+ pertinents pour votre projet. A l’aide d’une liste de question type ou de mots clés, définir si votre projet est concerné par le WP. Exemple de bonne utilisation des questions types : sur la base de cet outil, organisez avec l’équipe projet, avec votre pôle, ou toute autre personne pertinente, un brainstorming pour lister les enjeux “non technologiques” de votre projet. Ne sous estimez pas le temps, les talents et les ressources à mobilier. Exemple de bonne utilisation des mots clés : nous vous proposons une liste de mots clés qui par association d’idées peuvent vous aider à identifier des enjeux pour votre projet. Pour aller plus loin : à ce stade, n’hésitez pas à solliciter vos partenaires et  votre pôle de compétitivité pour vous aider dans la construction détaillée du workpackage.

Pour vous faciliter la tâche, vous trouverez ci-dessous les “éléments classiques” constitutifs d’un WP : Objectifs, Equipe, Description, Taches et Ressources (avec Jour Homme), Livrables, Durée & Planning, Coûts.

3/ Chaque workpackage est a priori finançable dans le cadre des principaux appels à projets. Un nombre significatif d’instructeurs de dossiers ou de gestionnaires de fonds nous ont confirmé l’adéquation entre les  workpackages « WP+ » et leurs possibilités de financement dans les limites du raisonnable et de la cohérence globale du projet. Par ailleurs, on peut relever que plusieurs financeurs comme l’Europe souhaitent renforcer ces éléments à l’image de l’éthique ou encore de la commercialisation en fin de projet et sont donc très favorables à la démarche entreprise ici

Point de vigilance : Chaque appel à projet étant spécifique, nous vous invitons à vérifier que votre projet est éligible auprès de votre pôle de compétitivité.

REMERCIEMENTS EDIAS remercie tous les pôles et porteurs de projets qui nous ont accordé leur temps, apporté leurs idées et talents. Sans leur implication, ces documents n’auraient pu être mis à votre disposition. Nous espérons qu’ils vous seront utiles et vous remercions par avance pour vos remarques ou suggestions pour améliorer ces outils.

[1] Tous les gestionnaires de fonds comme le FEDER, FUI ou encore le H20/20 ont évoqué un financement dans les limites du raisonnable.

 

Les ressources à votre disposition – Vous pouvez télécharger les documents suivants :

Le répertoire des actions possibles

Edias – Workpackages Non Scientifiques – Rapport – Juin 2018

Passer d’une contrainte technique à une opportunité stratégique

 

L’accord de Consortium est un point critique dans le bon déroulement d’un projet Collaboratif. Il est à la fois

 

• indispensable au bon fonctionnement du projet, et
• bien souvent « mal vécu » par les Chefs de projets, car se situant hors de leurs champs de compétences traditionnel, particulièrement pour des PME ne disposant pas d’un service juridique interne dédié.

 

L’enjeu est donc de transformer cette contrainte technique en opportunité stratégique

 

Pour proposer à la fois une méthodologie et un accord cadre type, Edias a travaillé avec Maitre Franck Robert, avocat spécialisé dans le domaine de l’Innovation et des Accords de consortium, et qui travaille avec 5 pôles rhonalpins (Minalogic, Biopole, Tenerrdis, Axelera, ViaMeca) depuis plusieurs années.

 

 

 

 

Deux outils issus de cette collaboration sont disponibles

 

• Méthodologie : Éléments de contexte, Définitions, Principes & Limites, Méthode générale

L’accord de Consortium – Mode d’emploi – Juin 2018

• Un Accord Cadre Type : Les sujets possibles, les variables clés, Les marges de négociation

Accord de consortium base simple et sans mécanisme
 

Comment ça marche ? A quoi ça sert ?

Support de Formation
E-Learning – Accord de consortium

Explications

 

 

 

Les ressources à votre disposition – Vous pouvez télécharger les documents suivants :

• L’accord de Consortium – Mode d’emploi – Juin 2018
• Un accord type sans mécanisme d’exploitation
• Un accord type avec mécanisme d’exploitation

 

Pour vous les approprier correctement et en tirer un maximum de bénéfices, nous pouvons intervenir lors de présentation dans votre pole, votre entreprise, ou lors de formation.

 

N’hésitez pas à vous renseigner ici ou à contacter votre pôle.

Il s’agit de favoriser le transfert des savoirs-faires des Chefs de projets Collaboratifs.

Gestion de projet collaboratifs – La transmission des savoir-faire et compétences pratiques : vers un modèle de tutorat ?

Réalisations Après avoir organisé deux séminaires spécialisés à Lyon et Grenoble avec un panel représentatif de chefs de projets collaboratifs, nous avons rédigé un rapport synthétique de faisabilité qui intègre les exigences et préférences des professionnels consultés. Ce rapport ouvre de fait une phase exploratoire susceptible de permettre à chaque pôle de franchir le pas et de se doter d’un modèle de tutorat dédié. Naturellement, aucune hypothèse de mutualisation entre les pôles n’est écartée sur un tel sujet. On trouvera dans cette synthèse entre autre des réponses aux questions suivantes :

1. Avis et intérêt des professionnels concernés
2. Modalités pratiques de mise en place
3. Motivations des tuteurs et tutorés ?
4. Modèle économique possible à l’aune de solutions déjà existantes.

Tutorat rapport juin 2018

Pour aller plus loin :

Le guide du Tutoré

Tutorat – guide du tutoré

Support de Formation

E-Learning – Tutorat
Edias – Temps Partage – Rapport – Juin 2018

Le principe du temps partagé part de trois constats :

• Gain qualitatif et financier dans l’utilisation de personnels totalement dédiés aux tâches non scientifiques des projets collaboratifs
• Caractère transversal de ces compétences et savoirs faires qui permettent à la différence des disciplines scientifiques de faire collaborer des pôles de compétitivité et autres structures ayant des domaines de spécialité très différents
• Possibilité de faire coexister dans des mêmes structures des salariés des entreprises partenaires susceptibles de disposer de spécialités dans ces domaines et des salariés extérieurs embauchés en fonction des besoins.

 

En raisonnant à une échelle la plus large possible, en lien avec une ou des branches et un ou plusieurs territoires, il est possible de réaliser une étude prévisionnelle qui va préciser et clarifier les besoins mais également les ressources disponibles en interne des partenaires.

On pourra résoudre les questions administratives qui se posent encore à propos de ces structures ainsi que les problèmes de confidentialité souvent posés.

Il existe plusieurs solutions de créations de structures à partir de statuts juridiques différents, ou de possibilités de rejoindre une structure déjà existante pour y intégrer du temps partagé.

 

Retrouvez en téléchargement un module de E-learning  qui permet une rapide prise en main du dossier (moins de 20 minutes)
E-Learning – Temps partagé

Retrouvez en téléchargement le rapport réalisé sur le sujet

Temps partagé – Rapport